- Trợ giúp TGĐ trong việc điều phối công việc, truyền đạt ý kiến / chỉ đạo của TGĐ với các phòng ban liên quan và theo dõi đốc thúc, kiểm tra công việc của các phòng ban theo nội dung đã truyền đạt.
- Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của TGĐ (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, đặt vé máy bay và khách sạn..).
- Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ, kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời…theo ý kiến chỉ đạo của TGĐ.
- Hỗ trợ Ban Giám đốc công tác giao dịch kinh doanh và đối ngoại:
- Lập kế hoạch mua hàng
+ Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật…
+ Lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị… phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty.
+ Tìm nhà cung cấp vật tư, trang thiết bị
- Tiến hành thu mua hàng
+ Thỏa thuận hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp phù hợp
+ Theo dõi tiến độ giao hàng.
+ Phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan kiểm tra chất lượng hàng hóa để xử lý kịp thời nếu phát hiện hàng không đạt yêu cầu.
- Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý.